Cómo medir y gestionar el clima laboral
La importancia del clima laboral
Existen muchas y muy variadas definiciones sobre lo que es el clima laboral de una empresa. Quizás la más sencilla y clarificadora es la que nos proporciona uno de los mayores especialistas en este campo, cuando define el clima laboral (o clima organizacional) como “La colección y el patrón de funcionamiento de los factores del entorno organizacional que generan motivación” (–“Leadership and organizational climate”, Robert Stringer, 2002). De acuerdo con esta definición, el objetivo final que se busca con el clima laboral es explicar los motivos por los que las personas que trabajan en una organización se sienten más o menos motivadas al ejercer sus obligaciones profesionales. Conocer las causas subyacentes de la motivación es muy importante, porque nos permitirá actuar sobre ellas para aumentar la motivación de las personas. Y el motivo por el cuál a cualquier empresa debería interesarle que las personas estén motivadas es muy simple: todos los estudios certifican la fuerte relación existente entre la motivación de los empleados y los resultados de la empresa.
Las empresas -y esto es igualmente válido para las PyMEs que para las grandes empresas- deben medir y gestionar el clima laboral para conseguir mejores resultados económicos. En el caso de las pequeñas empresas, el factor humano suele ser aún más importante, puesto que en la mayoría de los casos no se dispone del potencial económico, la inercia del mercado ni la marca asociados a las grandes corporaciones.
Tal y como explicábamos antes, además de medir el clima laboral, está claro que podemos y debemos intervenir en él para gestionarlo, con la intención de modificarlo de la forma que más nos convenga. Así pues, una vez tenemos los resultados que nos explican la situación actual, podremos planear el “clima objetivo” que deseamos para el próximo año, para luego incidir en los factores determinantes a lo largo del ejercicio de manera que nos lleven al objetivo previsto. En años sucesivos adaptaremos los objetivos y corregiremos el rumbo a seguir de acuerdo con la evolución de la empresa. La metodología de gestión del clima laboral es parecida a la que usaríamos para realizar el presupuesto económico del próximo año, con la salvedad que, en el caso del clima laboral, estaremos tratando con elementos intangibles que no pueden medirse, interpretarse ni manejarse de igual modo al usado en la vertiente “tangible” de la empresa.
La evaluación y gestión del clima laboral es, pues, un componente esencial para la correcta gestión de las empresas y, como tal, es una parte indispensable de las metodologías de gestión empresarial más reputadas de la actualidad (Balanced Scorecard, EFQM, etc.,).
Las encuestas de clima laboral
El método más habitual para evaluar el clima laboral implica el uso de encuestas a los empleados (a veces también pueden complementarse con entrevistas personales). Diseñar y llevar a cabo las encuestas de clima laboral puede llegar a ser un tema complejo (requiere poseer conocimientos sobre clima laboral, psicología, estadística y metodología de encuestas), por lo que en muchos casos las empresas deciden subcontratar su realización a empresas especializadas en este tema que ya cuentan con el know-how, herramientas y software necesarios para acometer este tipo de proyectos.
Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta cuando se realiza una encuesta de clima laboral es garantizar el anonimato. La metodología debe permitir preservar el anonimato de las personas encuestadas, un factor indispensable si queremos asegurar la máxima sinceridad en las respuestas. La subcontratación de empresas externas para la realización de las encuestas es en este caso es una garantía de anonimato adicional para los empleados.
En general, los cuestionarios de clima laboral suelen estar formados por los tres siguientes tipos de preguntas
Preguntas demográficas y de segmentación
Nos permiten adquirir información acerca del/la encuestado/a que usaremos posteriormente para enriquecer el análisis grupal de los resultados.
Preguntas de clima laboral
Las preguntas son parte fundamental de las encuestas de clima, como también son el aspecto más crítico. Las preguntas deben estar bien redactadas, en un lenguaje sencillo y común y que sean capaces de indagar todos los factores que forman parte del clima laboral de la empresa. La mayoría de las empresas que se dedican a realizar estudios de clima cuenta con encuestas estandarizadas que se adaptan a las necesidades y particularidades de cada empresa.
Preguntas abiertas
Este enfoque más cualitativo, nos permite indagar en aspectos que la encuesta de clima quizás no ha podido estudiar, es más rica en cuanto a los contenidos y opiniones de los/as trabajadores/ y también aporta un conocimiento nuevo, que nos permite explicar o complementar los resultados obtenidos de la encuesta de clima.
Muchas empresas aprovechan la aplicación de la encuesta de clima para introducir algunas preguntas que aunque no están directamente relacionadas con el clima, pueden servir a la empresa para encontrar elementos claves para su gestión. Generalmente las encuestas de clima incluyen preguntas relativas a la satisfacción y motivación de los/as trabajadores/as.
En cuanto a la realización de una encuesta de clima laboral, es importante tener claro, tanto la temporalidad como las expectativas asociadas a este tipo de proyectos, estudios como estos, suelen tardar entre 1 o 2 meses, ya que la implementación del mismo consta de diversas fases que veremos a continuación:
Fase de diseño de la encuesta:
Deben definirse los factores, las preguntas, el tipo de escala de respuestas, la muestra (si es necesaria), las variables de segmentación y el formato de la encuesta (por ejemplo, los temas de anonimato). En también conveniente diseñar el cuadro de mando que la empresa deberá utilizar para gestionar el clima laboral. Este cuadro de mando describe la relación que hay entre las preguntas y los factores que generan la motivación.
Fase de comunicación:
Definición e implementación de la estrategia de comunicación a los/as empleados/as. Esta fase es muy importante para hacer copartícipes a los empleados del proyecto de clima laboral. También permite maximizar la participación en la encuesta y eliminar las posibles reticencias sobre el anonimato,
Fase de realización de la encuesta:
Antiguamente únicamente se usaban cuestionarios en papel. Hoy en día éstos están siendo progresivamente reemplazados por el formato electrónico, que permite una mayor rapidez, comodidad y ahorro de costes. El software de encuestas actual permite combinar los cuestionarios en papel con la captura de los datos a través de Internet, creando sitios web para contestar los cuestionarios. Los/as empleados/as pueden acceder a estos sitios web con claves de identificación privadas, tanto desde su puesto de trabajo como desde cualquier punto de acceso a Internet.
Fase de análisis y comunicación de resultados:
Obtención de resultados, generación de informes y definición de la estrategia a seguir. Una vez la dirección de la empresa ya ha analizado los resultados, es conveniente comunicar los resultados globales a todos/as los/as empleados/as. Esto permite implicarles en el proyecto de clima, lo que redundará en una motivación adicional y posibilitará una mayor participación en las encuestas futuras.
Interpretación de resultados y gestión del clima
El software actual, además de automatizar la realización de la encuesta, permite la visualización inmediata de resultados durante la ejecución o al final de la encuesta. Las estadísticas relacionadas con las respuestas se computan automáticamente, así como el cuadro de mando con indicadores (los factores, calculados a partir de las respuestas), que nos permite obtener una visión de más valor añadido sobre los resultados. Las encuestas de clima pueden llegar a tener un número elevado de preguntas (muchas veces alrededor de 80), lo que hace difícil localizar y visualizar los posibles puntos fuertes o débiles del clima de la empresa. En estos casos es muy importante disponer de un sistema de indicadores automatizado que permitirá simplificar la visualización de resultados y mejorar la gestión del clima.
La tecnología actual también permite la generación automática de reportes (p.ej. en PDF) y el análisis por segmentos de los datos, que permite comprender las diferencias entre grupos, lo que nos permite diseccionar los problemas u oportunidades. También nos permite visualizar evoluciones, que nos ayudarán a entender si las estrategias que se han seguido (por ejemplo una inversión en un determinado factor del clima que estaba mal el pasado año) han surtido efecto y, por lo tanto, ha mejorado la motivación del personal.
El software de clima laboral debe garantizar el anonimato de las personas que han participado en la encuesta. Esto se consigue ocultando de forma automática la información que podría poner en peligro el anonimato de las personas, permitiendo únicamente la visualización de datos por encima de un umbral de anonimato (por ejemplo, grupos de más de 6 personas).
Todo ello puede realizarse de forma cómoda y a través de Internet, sin necesidad de instalar nada en los ordenadores de las empresas en las que se realiza el proyecto de clima laboral.
Además del análisis de resultados a través del software, es importante realizar un análisis de datos cualitativo que incluya el contenido de las respuestas abiertas y cálculos estadísticos ad-hoc. Este análisis cualitativo es conveniente que sea realizado conjuntamente por el staff directivo de la empresa y por un experto en clima laboral, normalmente de una empresa externa. La participación de la dirección es necesaria para situar los resultados en su contexto apropiado. El experto en clima laboral aportará su know-how de recursos humanos, estadístico, estratégico y la posibilidad de comparar (benchmarking) los resultados con otros casos y empresas, lo que permitirá una comprensión y análisis más profundos de los factores motivacionales que hay detrás de los modelos de clima laboral. Ambas partes podrán diseñar la estrategia a seguir para conseguir los objetivos de clima laboral marcados de cara al futuro.
Conclusión
El clima laboral es hoy en día un elemento indispensable en la planificación estratégica de las empresas, puesto que permite gestionar la motivación de los empleados con el objetivo de conseguir mejores resultados económicos. Gracias a la tecnología actual, que permite la realización de encuestas con un coste no demasiado elevado y la visualización de los resultados de forma fácil y cómoda, las encuestas de clima laboral cada vez son más utilizadas por todo tipo de empresas.
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