La evaluacion del desempeño

Openmet, cómo evaluar el rendimiento de sus empleados

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Artículo publicado en la revista digital Monografías – 2005

OpenMet es una plataforma de encuestas y una herramienta de gestión unidas. Con OpenMet su empresa puede gestionar el rendimiento profesional (desempeño) de las personas con el mismo rigor con el que gestiona otros elementos como las ventas, costes, etc. OpenMet le permite planificar sus necesidades y estrategias para el desempeño en base a objetivos numéricos. Podrá medir los resultados de sus planes de acción, comprender las causas de las desviaciones, visualizar las oportunidades de mejora y reaccionar a tiempo.

1. Beneficios: Con OpenMet  usted consigue:

  • Comprender las fuentes y causas (conocimientos, motivación, habilidades) por las que una persona rinde más o menos que otra.
  • Detectar y explicar las causas de la falta de motivación de un colectivo.
  • Proporcionar a los mandos toda la información necesaria para dirigir mejor a sus equipos.
  • Medir y seguir la evolución del rendimiento de las personas, buscar oportunidades de mejora y anticipar posibles problemas.
  • Conseguir un panel de control que le ayuda a tomar las decisiones estratégicas sobre desempeño.
  • Escuchar directamente las preocupaciones e inquietudes de los empleados.
  • Comparar el rendimiento de diferentes grupos para descubrir las buenas prácticas y trasladarlas a toda la empresa.
  • Identificar hasta 6 componentes (con los modelos estándar) accionables para evaluar el rendimiento de las personas.

2. Metodología de Evaluación del desempeño:

El modelo estándar para la evaluación del desempeño OpenMet Group es una propuesta generalista que contiene los indicadores fundamentales para la gestión del desempeño en la mayoría de empresas. Los indicadores que se obtienen se dividen en 3 grandes áreas:

  • Conocimiento
  • Motivación
  • Habilidades

a. Conocimientos:

  • Formación: Indica la necesidad más o menos sentida por la persona de preparación técnica para desarrollar su labor. Mide el grado de existencia de conocimientos, técnicas específicas y entrenamientos dirigidos a mejorar la calificación del empleado para la tarea que debe realizar.
  • Información: Mide la existencia del conocimiento de datos operativos que la empresa debe facilitar al empleado para que pueda realizar eficazmente su labor. Comprende cosas tales como: normas, objetivos, políticas, resultados de su propia labor, etc.

b. Motivación:

  • Automotivación: Mide la facultad que tiene la persona para sentirse impulsada a la acción. Es la rapidez y facilidad que tiene un individuo para recuperarse de un “bajón” moral.
  • Motivación externa: Mide la repercusión en la persona de los estímulos que vienen de su entorno profesional y que impulsan a la acción al individuo.

c. Habilidades:

  • Experiencia práctica: Mide el grado de seguridad y maestría adquirida “a fuerza de hacer” o a fuerza de un entrenamiento práctico intenso.
  • Medios y herramientas: Mide la existencia de los medios, herramientas, ayudas, etc. necesario para poder realizar una actividad concreta.

Con el modelo de evaluación del desempeño de OpenMet, se obtienen todos estos indicadores a partir de la cumplimentación del cuestionario estándar, que en su versión más compacta está compuesto por sólo 36 adjetivos. El cuestionario está basado en el uso de diferenciales semánticos y las respuestas se miden mediante la aplicación de escalas de Likert con 4 valores. Dependiendo de las características y el contexto de la empresa a analizar, pueden eliminarse, modificarse o añadirse indicadores (y las preguntas que los componen) para adaptar el resultado final a las necesidades concretas de la empresa.

3. ¿Cómo funciona OpenMet?

Preguntar la opinión de los clientes, empleados u otras personas y analizar los resultados es muy fácil con OpenMet. Son 5 sencillos pasos que harán que su empresa tenga información actual e histórica para funcionar mucho mejor. En la mayoría de las ocasiones, y al contrario que usando otros softwares de encuestas, se pueden realizar estos 5 pasos en menos de 15 minutos.

a. Elección o creación del cuestionario:

Con el Panel de Administración de OpenMet se escoge un cuestionario entre los que ya existen o bien se modifica o se crea uno nuevo usando una hoja de cálculo y cargándolo en el sistema. En la creación del cuestionario se define el tipo, aspecto y texto de las preguntas, así como sus valoraciones numéricas y su relación con los indicadores que se desea obtener en el panel de control.

b. Preparación de la encuesta:

Con el Panel de Administración de OpenMet se define:

  • Quién responde a los cuestionarios (diseño de la muestra, tamaño, etc.).
  • Quién puede ver los resultados.
  • Características de la encuesta (por e-mail, a través de portal web, anónima con clave, anónima infinita, autosegmentación, etc.).

c. Prueba y lanzamiento de la encuesta:

Después de verificar con una prueba que todo está bien, se envían las encuestas por correo electrónico o se genera un portal web privado de recepción para las personas encuestadas.

d. Recepción de respuestas:

Usando un navegador de Internet las personas encuestadas pueden:

  • Acceder y contestar diversos cuestionarios a la vez.
  • Guardar los cuestionarios a medio completar y volver a ellos en otro momento.
  • Enviar los resultados cuando se desee.

e. Visualización inmediata de resultados y evoluciones:

A medida que las personas contestan y de forma inmediata se puede acceder a los gráficos de análisis de resultados:

  • Cálculo inmediato de indicadores a partir de las respuestas, con lo que se dispone de un panel de control para ver los resultados globales en un simple vistazo.
  • Filtraje de datos por segmentos y acceso a completos datos estadísticos.
  • Ordenación por segmentos y acceso a datos individuales.
  • Análisis de la evolución de cualquier elemento a lo largo de varias encuestas.
  • Comparación de resultados entre varias encuestas.
  • Exportación de los resultados de la encuesta.
  • Fácil envío de reports electrónicos con los resultados.

4. ¿Cómo se instala?

OpenMet se vende en formato de acceso remoto o con compra de licencias.

5. Gráfico de funcionamiento:
openmet-software
CONCLUSIONES
Recordemos que cualquier tipo de evaluación es de suma importancia en nuestra vida. Algunas veces evaluamos cómo nos desempeñamos frente a los compañeros, la familia, etc., y sacamos conclusiones que nos sirven para tratar de mejorar nuestras actitudes. Cuando somos evaluados en nuestro sitio de estudio o trabajo, nuestros superiores conocen qué y cómo estamos haciendo determinada labor, así mismo nosotros sabemos si nuestro esfuerzo es el indicado o si por el contrario debemos mejorar.

La Evaluación del Desempeño tiene por objetivo poder hacer una estimación cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia con que las personas llevan a cabo las actividades, objetivos y responsabilidades de sus puestos de trabajo. Surge como un sistema mediante el cual, el empresario puede apreciar la integración de las personas en sus puestos, mejorar su actuación futura y, con ello, mejorar los resultados de la empresa.La evaluación de desempeño constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado. La mayor parte de los empleados procura obtener retroalimentación sobre la manera en que cumple sus actividades y las personas que tienen a su cargo la dirección de otros empleados deben evaluar el desempeño individual para decidir las acciones que deben tomar.Para un supervisor es de suma importancia evaluar a sus empleados, ya que puede determinar fallas y tomar medidas correctivas y establecer una comunicación más fluida y directa con sus subordinados.Así mismo, para los subordinados, a quienes se les realiza la evaluación, ésta es de gran ayuda ya que conocen los aspectos de comportamiento y desempeño que la empresa valora más en ellos, conoce cuáles son las expectativas de su superior en cuanto a fortalezas y debilidades en el desempeño de su trabajo, sabe qué medidas está tomando el supervisor para mejorar el desempeño y lo más importante, sirve para adquirir un sistema de autoevaluación y autocrítica para mejorar su desarrollo en la labor que se esté realizando.Para una empresa, los beneficios son que ésta en condiciones de evaluar el potencial humano con el que cuenta y define qué le está aportando cada empleado; así mismo puede identificar aquellas personas que necesiten perfeccionar su funcionamiento y aquellas que pueden ser promovidas o transferidas según su desempeño. Y lo más importante, se mejoran las relaciones humanas en el trabajo al estimular la productividad y las oportunidades para los subordinados.El desempeño de una organización depende en mucho del desempeño de su personal. Para que pueda determinarse la contribución de cada individuo a la organización, es necesario tener en cuenta un programa formal de evaluación con los objetivos claramente enunciados y un sistema bien organizados para alcanzarlos.Un programa de evaluación está diseñado para centrar la atención de los subordinados en el nivel de desempeño que se espera de ellos, para proporcionar medidas del grado hasta el cual alcanzan sus niveles de desempeño esperados, y para comunicar esta información a ellos, de manera que la acepten y la usen como base para hacer cualquier cambio que sea necesario en su realización. Cuando no es posible esperar mejoras en el desempeño de un individuo, la evaluación puede usarse entonces para apoyar cualquier acción de personal que se tome de manera correctiva.

El grado en el cual el programa de evaluación del desempeño beneficie a la organización dependerá en mucho de la calidad del método aplicado.

Pueden usarse diversos métodos, pero el éxito de cualquiera requiere el desarrollo de habilidades que no poseen la mayoría de los individuos sin un entrenamiento especial. Por lo tanto, es esencial que el programa de adiestramiento de toda empresa, incluya enseñanza y práctica en la conducción y aplicación de instrumentos de evaluación de del desempeño.

Aunque las evaluaciones informales, basadas en el trabajo diario, son necesarias pero insuficientes, Contando con un sistema formal y sistemático de retroalimentación, el departamento de personal puede identificar a los empleados que cumplen o exceden lo esperado y a los que no lo hacen.

Así mismo, ayuda a evaluar los procedimientos de reclutamiento, selección y orientación, incluso las decisiones sobre las promociones internas, compensaciones y otras más en el área del departamento de personal dependen de la información sistemática y bien documentada disponible sobre el empleado.

En resumen se puede decir que la evaluación del desempeño es una apreciación del desenvolvimiento de una persona en el cargo al cual ha sido asignado, es útil para determinar si existen problemas en cuanto a la supervisión de personal, en cuanto a la integración de un empleado a la organización, a desacuerdos, al desaprovechamiento del potencial de un empleado, quien podría desempeñarse mejor en otro cargo, etc.

Por ello ¿Quién mejor para realizar una evaluación que el jefe que se tenga en el momento?. El es quien conoce a su gente, a quienes tiene alrededor y cómo y cuánto le están funcionando sus empleados; pero esta tarea no puede realizarla él sólo, necesita de un grupo que le ayude a desarrollar dicha labor. Este grupo puede estar liderado por el mismo presidente o los encargados directos del manejo del personal en la empresa.

Aunque la evaluación del desempeño humano, puede efectuarse mediante técnicas que pueden variar notablemente, no sólo de una empresa a otra, sino dentro de una misma empresa, ya se trate de niveles de personal diferentes o de diversas áreas de actividad. Por lo general, el sistema de evaluación de desempeño humano, sirve a determinados objetivos trazados con base en una política de recursos humanos, así como estas varían de acuerdo con la empresa, no es extraño que cada empresa desarrolle su propio sistema para medir el comportamiento de sus empleados.

Existen muchos métodos para realizar una evaluación del desempeño en una empresa. Las técnicas de evaluación, que conjugan entrevistas e informes, pueden dividirse entre las basadas en el desempeño durante el pasado o en el futuro.

La aplicación de diferentes métodos se define según el nivel y la posición de los cargos, con frecuencia las empresas utilizan más de un sistema de evaluación. Es relativamente común hallar empresas que desarrollan sistemas específicos conforme al nivel y a las áreas de distribución de su personal (personal no calificado, personal administrativo, supervisorio, ejecutivos, ventas). Cada sistema sirve a determinados objetivos específicos y a determinadas características de las diversas categorías de personal.

Dichosamente en la actualidad las organizaciones han dado un acertado paso, han empezado a diseñar sus propios sistemas (por ejemplo OPENMET el cual puede encontrar en www.openmet.com, es un sistema que permite medir o evaluar el desempeño), con el fin de garantizar que se ajusten a su filosofía de trabajo.

Dentro de la administración de los recursos humanos, encontramos el sistema de evaluación del desempeño el cual correctamente diseñado, es una herramienta esencial para alcanzar muchas de las finalidades de una organización. Sin embargo, aunque no es difícil, no se trata solamente de dar el paso, sino, de darlo correctamente.

Debido a que siempre ha sido una preocupación o más bien una necesidad, determinar como alguien está desarrollando un trabajo, qué lo motiva a realizarlo o por qué algunas personas realizan mejor una actividad que otras. Estas dudas se pueden aclarar si se implanta, en el caso de una organización, una correcta evaluación del desempeño.

Por lo expuesto se deberá tener presente que evaluar el desempeño del trabajador no debe ser considerado un ejercicio de examen anual, ni un procedimiento para juzgar y sancionar, sino fundamentalmente ayudar, colaborar y mejorar las relaciones humanas en la empresa. Es, en definitiva, un análisis del pasado, en el momento presente, para proyectar el futuro.

Más información sobre Evaluación por competencias.

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